Dokumente digital und sicher unterzeichnen
Verträge, Vereinbarungen und andere Dokumente direkt aus Juser zur elektronischen Unterschrift bereitstellen, ohne Ausdruck, Scan und Rückversand per E-Mail.
Mit Juser eSign wird der gesamte Signaturprozess Bestandteil des digitalen Workflows. Dokumente werden in Juser vorbereitet, den gewünschten Personen zur Unterschrift bereitgestellt und nach Abschluss gemeinsam mit dem zugehörigen Protokoll archiviert.
Vom Dokument zur Unterschrift, vollständig digital
Viele Unterschriftsprozesse sind trotz digitaler Dokumente umständlich: Dokument erstellen, als PDF verschicken, ausdrucken, unterschreiben, einscannen, zurückschicken und anschließend wieder dem richtigen Vorgang zuordnen. Juser eSign integriert diesen Prozess direkt in die Software.
Kein Papier
Ausdrucken und Einscannen entfallen.
Kein PDF-Rückversand
Der Empfänger erhält einen Link zum Signaturprozess statt einer Datei im Anhang.
Mehrere Unterzeichner
Dokumente können nacheinander von mehreren Beteiligten unterzeichnet werden.
Dokumentierter Prozess
Versand und Bearbeitungsstatus bleiben nachvollziehbar.
So funktioniert Juser eSign
- Dokument erstellen. Das Dokument wird wie gewohnt aus Juser erzeugt. Felder für Ort, Datum und Unterschrift können bereits vorgesehen werden.
- Unterzeichner festlegen. Für das Dokument werden die benötigten Unterzeichner und ihre Reihenfolge definiert.
- Signaturlink versenden. Juser erstellt die Einladung zur elektronischen Unterschrift. Der Empfänger erhält einen Link zum Signaturprozess.
- Dokument prüfen. Über den Link öffnet der Unterzeichner die Signaturanwendung und kann das Dokument vor der Unterschrift prüfen.
- Elektronisch unterschreiben. Die Unterschrift wird unmittelbar im Signaturprozess erfasst, am Computer oder auf einem mobilen Gerät.
- Dokument und Protokoll übernehmen. Nach Abschluss stehen das unterzeichnete Dokument und das zugehörige Protokoll zur weiteren Verwendung bereit.
Vom Bildschirm direkt aufs Smartphone
Eine elektronische Unterschrift muss nicht umständlich mit der Maus gezeichnet werden. Juser eSign ermöglicht es, während des Signaturvorgangs auf das Smartphone zu wechseln.
Ein QR-Code wird mit dem Mobiltelefon gescannt. Anschließend wird die Unterschrift bequem auf dem Touchscreen erfasst und in den laufenden Signaturprozess übernommen.
Ein Dokument, mehrere Beteiligte
Viele Dokumente benötigen mehr als eine Unterschrift. Juser eSign bildet den Signaturprozess deshalb als Workflow ab. Nach Abschluss einer Signatur kann das Dokument unmittelbar an den nächsten vorgesehenen Unterzeichner weitergegeben werden.
Beispielsweise: Mitarbeiter → Klient → Leitung → abgeschlossen. Der jeweilige Bearbeitungsstatus lässt sich während des Prozesses verfolgen.
Dokumentenhoheit statt PDF-Anhang
Beim klassischen Verfahren wird ein möglicherweise vertrauliches Dokument als E-Mail-Anhang verschickt. Danach lässt sich nur noch eingeschränkt kontrollieren, wo Kopien gespeichert werden.
Juser eSign verfolgt einen anderen Ansatz: Der Unterzeichner erhält Zugang zum Signaturprozess, nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Das Dokument verbleibt in der vorgesehenen Unternehmensinfrastruktur, die Signaturanwendung stellt es für den Unterzeichnungsprozess bereit.
Das ist dasselbe Prinzip, nach dem auch JuserKI und der Betrieb von Juser aufgebaut sind: Die Daten bleiben dort, wo sie hingehören.
Sicherheit passend zum Anwendungsfall
Je nach benötigtem Sicherheitsniveau kann der Signaturprozess um weitere Schritte ergänzt werden.
- Zwei-Wege-Autorisierung. Vor der Unterschrift kann eine Mobilfunknummer hinterlegt werden. Ein sechsstelliger Code wird an diese Nummer übermittelt und zur Bestätigung verwendet.
- Zusätzliche Identifikation. Als weitere Maßnahme ist das Hochladen eines Ausweisfotos vorgesehen.
- Nachvollziehbarer Workflow. Der Signaturprozess dokumentiert die Bearbeitung und leitet das Dokument nach erfolgter Unterschrift automatisch weiter.
Fortgeschrittene elektronische Signatur im Rahmen der eIDAS-Verordnung
Juser eSign ist auf Prozesse für die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ausgerichtet. Eine FES soll insbesondere:
- eindeutig einem Unterzeichner zugeordnet werden können,
- die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen,
- unter Kontrolle des Unterzeichners erstellt werden und
- nachträgliche Veränderungen des signierten Dokuments erkennbar machen.
Die europäische eIDAS-Verordnung bildet den regulatorischen Rahmen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste innerhalb der EU.
Hinweis: Welche Form der elektronischen Signatur für ein bestimmtes Dokument erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall und möglichen gesetzlichen Formerfordernissen ab. Wir beraten Sie dazu gern.
Klassischer Prozess und Juser eSign im Vergleich
| Klassischer Prozess | Juser eSign |
|---|---|
| PDF als E-Mail-Anhang | Zugang über Signaturlink |
| Dokument herunterladen | Dokument online prüfen |
| Ausdrucken | Digital weiterbearbeiten |
| Manuell unterschreiben | Elektronisch unterschreiben |
| Einscannen | Kein Scan erforderlich |
| PDF zurückschicken | Workflow übernimmt die Weiterleitung |
| Manuell zuordnen | Vorgang bleibt mit Juser verbunden |
| Status nachfragen | Signaturstatus nachvollziehbar |
Elektronische Signaturen dort, wo sie gebraucht werden
Juser eSign ist nicht auf einen einzelnen Geschäftsprozess beschränkt. Elektronische Signaturen können überall dort eingesetzt werden, wo Dokumente innerhalb eines Juser-Prozesses von einer oder mehreren Personen bestätigt oder unterzeichnet werden müssen.
- Verträge und Vereinbarungen
- Mitarbeiterdokumente
- Erklärungen und Einwilligungen
- Projektbezogene Dokumente
- Individuelle PDF-Dokumente
Passt dazu
- Schriftverkehr & Verwaltung – die Dokumente, die unterzeichnet werden
- Fachleistungsstunden – Unterschrift des Klienten direkt auf dem iPad
- Falldokumentation – nachvollziehbare Ablage im Vorgang
Weniger Papier. Weniger Medienbrüche. Ein durchgängiger Prozess.
Von der Erstellung des Dokuments über die Einladung der Unterzeichner bis zum signierten Dokument samt Protokoll bleibt der Vorgang in einem digitalen Workflow.